Планирование и подготовка переговоров

Автор: Андрей Фомичев, бизнес-тренер компании TBTUkraine

Не секрет, что в B2Bпродажах самой эффективной коммуникацией является личная встреча продавца с представителями клиента.  А эффективная личная встреча  - это правильно спланированная и подготовленная встреча. 
 
Ключевые моменты и стадии подготовки к переговорному процессу представлены ниже.
 
Процесс подготовки можно разбить на 7 этапов:

Этап №1: Анализ ситуации
  • По каким вопросам будут идти переговоры;
  • Какие существуют проблемы;
  • Какие есть возможности для их решения;
  • Каковы задачи нашей стороны;
  • Какие факторы могут повлиять на переговоры;
  • Как мы будем реагировать на возможные действия другой стороны;
  • Анализ поведения участников:
  • Какие предварительные действия совершила другая сторона;
  • Какие цели ставит перед собой, чем собираются их обеспечивать;
  • Каков настрой противоположной стороны на взаимодействие в переговорах;
  • Анализ стратегии дискуссии. Очередность обсуждаемых проблем. Манипулирование.
 
 
Этап №2: Определить цель переговоров
 
Позаботьтесь, чтобы перед началом переговоров была определена основная и «запасная» цели, а также перечень задач, которые необходимо решить, чтобы достичь поставленной цели.
 
Цель определяется в соответствием с концепцией S.M.A.R.T.
 
 
Этап №3: Разработка и управление сценарием
 
Успех деловой коммуникации во многом определяется тем, насколько вы к ней подготовились заранее.  Экспромт - дело хорошее, но, как известно, он только тогда удачен, когда хорошо подготовлен. А чтобы узнать, как хорошо подготовиться, нужно, для начала, сделать это хоть как-то. 
 
Комментарий: инструкция "постарайтесь взять стул" покажется нам идиотической, однако никто не считает таковой фразу "Я постараюсь подготовиться к переговорам".  Берите (стул) и готовьтесь (к переговорам)…
 
 
При подготовке переговоров учтите, что каждый из участников:
  1. Хочет комфортно физически ощущать в их процессе физиологические потребности, помещение, сопутствующее техническое обеспечение, оргмоменты);
  2. Хочет быть принятым в группу, принимающую участие в переговорах, чувствовать себя в ней уверенным и равноправным;
  3. Хочет быть замеченным и получать признание или добиваться своих целей;
  4. Хочет действовать разумно. Решения, принятые вопреки имеющимся, по его мнению, лучшим вариантам, его не удовлетворяют.
 
Этап №4: Подготовь клиента
 
Достигните однозначной договоренности о дате и времени переговоров, а также их длительности. Зафиксируйте и проговорите с клиентом список участников переговоров, например,
«….Со стороны ООО «Темп»:
  • Сидоров Сидор Сидорович, Главный технолог (главный заказчик, заинтересованное лицо, сторонник, доминанты – ответственность за стандарты качества, консерватор);
  • Артемьев Артемий Артемьевич, Коммерческий директор (решает только коммерческие вопросы, нейтрален, доминанты – эффективный сбыт)…..»
Проинформируйте клиента о целях, задачах и по возможности, согласуйте план встречи.

 
Этап №5: Мобилизуй ресурсы
 
Подготовьте необходимые рекламно-информационные материалы, документы, расчеты, спецификации, сертификаты, образцы продукции и прочие материалы, представляющие и аргументирующие нашу позицию. 
 
Подумайте, кого еще стоит пригласить на встречу? Кем и Чем еще можно усилить нашу позицию?
 
 
Этап №6: Подготовь место и формат
 
Перечислим некоторые «мелочи», о которых стоит задуматься, поскольку очень часто ими определяется вся стратегия переговоров: 
  • Где будут проходить переговоры: на вашей, "враждебной" или нейтральной территории? 
  • Как будет организован интерьер помещения? Известно, что не очень удобно проявлять агрессию, сидя в мягких креслах, а жесткие стулья и официальная обстановка препятствуют налаживанию дружеских отношений. Кроме того, необходимо продумать такие мелочи как освещение, возможность курения, "молчание" телефона и т.п.
  • Как стоит спланировать время работы: продолжительность и регламент переговоров, возможность перерывов на кофе и перекур, отношение партнеров к опозданию и т.п.
 
Этап №7: Осуществи техническую организацию
 
Обеспечьте заблаговременно удобные и своевременный проезд и проживание, спланируйте маршрут так, чтобы он был максимально эффективным и Вы могли попутно или в случае форсмажорной отмены встречи посетить других клиентов. Обеспечьте наличие командировочных удостоверений, визитных карточек.
 
 
ПОМНИТЕ: На стадии планирования вы будете иметь дело с четырьмя компонентами переговоров (люди, интересы, варианты, критерии). Вы должны продумать:
  • Как вы предполагаете строить отношения с людьми;
  • Какие из интересов наиболее важны для вас;
  • В чем заключаются те или иные объективные препятствия и какие есть варианты их преодоления;
  • Какие возможны дополнительные варианты и критерии для того, чтобы выбрать из вариантов наиболее приемлемые.