Планирование и подготовка переговоров
Автор: Андрей Фомичев, бизнес-тренер компании TBTUkraine
Не секрет, что в B2Bпродажах самой эффективной коммуникацией является личная встреча продавца с представителями клиента. А эффективная личная встреча - это правильно спланированная и подготовленная встреча.
Ключевые моменты и стадии подготовки к переговорному процессу представлены ниже.
Процесс подготовки можно разбить на 7 этапов:
Этап №1: Анализ ситуации
- По каким вопросам будут идти переговоры;
- Какие существуют проблемы;
- Какие есть возможности для их решения;
- Каковы задачи нашей стороны;
- Какие факторы могут повлиять на переговоры;
- Как мы будем реагировать на возможные действия другой стороны;
- Анализ поведения участников:
- Какие предварительные действия совершила другая сторона;
- Какие цели ставит перед собой, чем собираются их обеспечивать;
- Каков настрой противоположной стороны на взаимодействие в переговорах;
- Анализ стратегии дискуссии. Очередность обсуждаемых проблем. Манипулирование.
Этап №2: Определить цель переговоров
Позаботьтесь, чтобы перед началом переговоров была определена основная и «запасная» цели, а также перечень задач, которые необходимо решить, чтобы достичь поставленной цели.
Цель определяется в соответствием с концепцией S.M.A.R.T.
Этап №3: Разработка и управление сценарием
Успех деловой коммуникации во многом определяется тем, насколько вы к ней подготовились заранее. Экспромт - дело хорошее, но, как известно, он только тогда удачен, когда хорошо подготовлен. А чтобы узнать, как хорошо подготовиться, нужно, для начала, сделать это хоть как-то.
Комментарий: инструкция "постарайтесь взять стул" покажется нам идиотической, однако никто не считает таковой фразу "Я постараюсь подготовиться к переговорам". Берите (стул) и готовьтесь (к переговорам)…
При подготовке переговоров учтите, что каждый из участников:
- Хочет комфортно физически ощущать в их процессе физиологические потребности, помещение, сопутствующее техническое обеспечение, оргмоменты);
- Хочет быть принятым в группу, принимающую участие в переговорах, чувствовать себя в ней уверенным и равноправным;
- Хочет быть замеченным и получать признание или добиваться своих целей;
- Хочет действовать разумно. Решения, принятые вопреки имеющимся, по его мнению, лучшим вариантам, его не удовлетворяют.
Этап №4: Подготовь клиента
Достигните однозначной договоренности о дате и времени переговоров, а также их длительности. Зафиксируйте и проговорите с клиентом список участников переговоров, например,
«….Со стороны ООО «Темп»:
- Сидоров Сидор Сидорович, Главный технолог (главный заказчик, заинтересованное лицо, сторонник, доминанты – ответственность за стандарты качества, консерватор);
- Артемьев Артемий Артемьевич, Коммерческий директор (решает только коммерческие вопросы, нейтрален, доминанты – эффективный сбыт)…..»
Проинформируйте клиента о целях, задачах и по возможности, согласуйте план встречи.
Этап №5: Мобилизуй ресурсы
Подготовьте необходимые рекламно-информационные материалы, документы, расчеты, спецификации, сертификаты, образцы продукции и прочие материалы, представляющие и аргументирующие нашу позицию.
Подумайте, кого еще стоит пригласить на встречу? Кем и Чем еще можно усилить нашу позицию?
Этап №6: Подготовь место и формат
Перечислим некоторые «мелочи», о которых стоит задуматься, поскольку очень часто ими определяется вся стратегия переговоров:
- Где будут проходить переговоры: на вашей, "враждебной" или нейтральной территории?
- Как будет организован интерьер помещения? Известно, что не очень удобно проявлять агрессию, сидя в мягких креслах, а жесткие стулья и официальная обстановка препятствуют налаживанию дружеских отношений. Кроме того, необходимо продумать такие мелочи как освещение, возможность курения, "молчание" телефона и т.п.
- Как стоит спланировать время работы: продолжительность и регламент переговоров, возможность перерывов на кофе и перекур, отношение партнеров к опозданию и т.п.
Этап №7: Осуществи техническую организацию
Обеспечьте заблаговременно удобные и своевременный проезд и проживание, спланируйте маршрут так, чтобы он был максимально эффективным и Вы могли попутно или в случае форсмажорной отмены встречи посетить других клиентов. Обеспечьте наличие командировочных удостоверений, визитных карточек.
ПОМНИТЕ: На стадии планирования вы будете иметь дело с четырьмя компонентами переговоров (люди, интересы, варианты, критерии). Вы должны продумать:
- Как вы предполагаете строить отношения с людьми;
- Какие из интересов наиболее важны для вас;
- В чем заключаются те или иные объективные препятствия и какие есть варианты их преодоления;
- Какие возможны дополнительные варианты и критерии для того, чтобы выбрать из вариантов наиболее приемлемые.
Мы в социальных сетях