Поиск по сайту    
О компании
Тренинги
Консалтинг
ИТ-решения
База знаний
Новости
Контакты
Вакансии

Мы в социальных сетях

Facebook YouTube

Наши координаты

04208, г. Киев,
пр-т. Василия Порика, 13б, 2-й этаж

тел. +38 (044) 361 36 79
+38 (098) 156 66 94
e-mail: tbt@tbt-ua.com
Главная База знаний Статьи и медиа уроки. МЕНЕДЖМЕНТ  Когда понимаешь- один в поле не воин. B2B. Строим системный отдел продаж. Пишем документы. "Рыба" положения об отделе продаж

Когда понимаешь- один в поле не воин. B2B. Строим системный отдел продаж. Пишем документы. "Рыба" положения об отделе продаж

Автор: Фомичев Андрей

Статья #7 из цикла Строим системный отдел продаж

Предыдущая статья:

#6 Когда понимаешь- один в поле не воин.B2B. Строим системный отдел продаж. Шаг 3. Формируем структуру отдела,

В статье #5 Когда понимаешь- один в поле не воин.B2B. Строим системный отдел продаж. Шаг 2. Определяем функции отдела я обещал помочь с формированием одного из основных, «цементирующих» документов отдела продаж - «Положении об отделе продаж», далее Положение.

С удовольствием выполняю обещанное и привожу укрупненную структуру документа, а также потенциальные связи Положения с некоторыми сопутствующими документами. Итак, возможный ….

Образец Положения

1.    Общие положения

  • Положение об Отделе продаж (далее Положение) является основополагающим документом для деятельности Отдела продаж (далее ОП или Отдел);
  • Положение определяет цели, задачи, организационную и штатную структуру подразделения, представляет функции отдела и определяет его связи с другими подразделениями компании (предприятия);
  • Все задачи, касающиеся ….. деятельности Компании (Предприятия) находятся в ведении Отдела.
  • Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Украины, нормативными актами, приказами и распоряжениями Директора, Законом Украины «Об охране труда», документами системы качества ISO 9001 и настоящим Положением;
  • Прочее (добавить целесообразные пункты)…

2.    Цель и задачи Отдела

Основная цель Отдела – выполнение запланированного объема продаж продуктов и услуг клиентам для обеспечения устойчивого и динамичного развития Компании.

Задачи

  • Мониторинг и анализ рынка потребителей партнеров и конкурентов;
  • Организация и проведение рекламно-маркетинговых мероприятий… (расшифровка и детализация);
  •  Поиск платежеспособных потенциальных клиентов в соответствии с технологией, представленной в Sales Book (Документ, описывающий технологию продаж продуктов и услуг Компании); О нем мы поговорим в следующих статьях.
  • Планирование и выполнение мероприятий, обеспечивающих реализацию продаж продуктов и услуг Компании потенциальным клиентам в соответствии с технологией, представленной в Sales Book;
  •  Создание и развитие партнерской сети;
  •  Прочее (добавить целесообразные пункты)…

3.    Организационное построение

3.1.    Функциональная структура Отдела

Функциональная структура ОП построена с учетом функциональности бизнес-процессов ее направлений деятельности:

  •  Руководитель отдела продаж;
  •  Старший менеджер по товарной группе «А» (Продавец);
  •  Менеджер по товарной группе «А» (Продавец);
  •  Старший менеджер по товарной группе «B» (Продавец);
  •  Менеджер по товарной группе «B» (Продавец);
  •  Менеджер по группе «Услуги» (Продавец);
  •  PR менеджер (Рекламно-маркетинговая деятельность);
  •  Маркетолог;
  •  Офис-менеджер (Административно-хозяйственные задачи).
  • Стратегическое руководство Отделом осуществляет Коммерческий директор.

Управление оперативной деятельностью (функциональное управление) осуществляет Руководитель отдела продаж.
Штатно-функциональная структура формируется исходя из специфики и объемов работ по каждому направлению деятельности. При необходимости создаются группы, в которых оптимизируется ресурс под конкретные задачи.

3.2.    Схема управления

4.    Функции отдела

4.1.    Менеджмент

  •  Определение стратегии продаж;
  •  Формирование плановых KPI, Key Permomance Indicator (Ключевых показателей деятельности);
  •  Разработка Системы мотивации;
  • Подбор персонала;
  •  Подготовка персонала;
  •  Оценка персонала. Принятия решения о поощрениях, взысканиях, зачислении на должность, прочих кадровых вопросов;
  •  Разработка внутренних регламентных документов и стандартов;
  •  Фиксация результатов внутренних совещаний, протоколирование;
  •  Организация и участие в совещаниях;
  •  Формирование отчетности по деятельности Отдела;
  •  (добавить целесообразные пункты)…

4.2.    Продажи

  • Формирование прогноза продаж;
  • Поиск платежеспособных потенциальных клиентов;
  • Планирование и выполнение мероприятий, обеспечивающих реализацию продаж товарной группы «А»;
  • Планирование и выполнение мероприятий, обеспечивающих реализацию продаж товарной группы «В»;
  • Планирование и выполнение мероприятий, обеспечивающих реализацию продаж группы «Услуги»;
  • Сопровождение текущих клиентов: формирование и отслеживание потребности, документарное сопровождение;
  • Анализ замечаний и предложений потенциальных клиентов, укрепление взаимоотношений;
  • Работа с CRM системой;
  •  Формирование отчетности по направлению;
  •  (добавить целесообразные пункты)…

4.3.    Маркетинг

  •   Мониторинг и анализ рынка товаров и услуг;
  •   Анализ продаж в разрезен ассортиментных групп. Подготовка предложений по изменению ассортиментного ряда;
  •   Сегментация потребителей;
  •   Мониторинг конкурентов, выработка предложений по противодействию;
  •   Формирование отчетности по направлению;
  •   (добавить целесообразные пункты)…

4.4.    PR

  •  Обеспечение пассивного притока потенциальных клиентов (лидоганерация) с наименьшей стоимостью привлечения одного потенциального клиента (лида);
  •  Поддержка в актуальном состоянии и развитии рекламы в Интернет (корпоративный сайт, «посадочные страниц» (landing page), площадки на отраслевых порталах, доски объявлений;
  •  Продвижение в Интернет посредством платной рекламы Google, Yandex, социальных сетей и т.д.;
  •  Разработка и организация изготовления рекламно-маркетинговой продукции;
  •  Подготовка рекламных материалов, статей и аналитики в СМИ;
  •  Организация и проведение рекламно-маркетинговых мероприятий: участие в профильных выставках;
  •  Участие в отраслевых форумах и конференциях. PR. Развитие кооперационных связей;
  •  Создание и развитие партнерской сети;
  •   Формирование отчетности по направлению;
  •   (добавить целесообразные пункты)…

4.5.    Административно-хозяйственные функции

  •  Материально-техническое обеспечение отдела;
  •   Формирование отчетности по направлению;
  •   (добавить целесообразные пункты)…

5.    Взаимоотношение с другими подразделениями

Отдел взаимодействует с другими подразделениями Компании. Схема взаимодействия представлена в таблице. (Можно оформить в виде блок-схемы движения информации/документов)

7.    Права

  • Формировать самостоятельно стратегию организации продаж;
  • Планировать, организовывать и вести свою деятельность исходя из целей и задач подразделения;
  • Вести переговоры с контрагентами и представлять интересы Компании на рынке Украины и за рубежом;
  • Самостоятельно привлекать сторонние предприятия и организации, вступать с союзы, кооперироваться целью выполнения плановых значений KPI;
  • Производить комплектацию Отдела человеческими и материальными ресурсами;
  • Инициировать мероприятия по обучению персонала, повышению его профессиональных качеств и развитию навыков;
  • Финансировать деятельность Отдела исходя из разумной достаточности финансовых средств и наличия их у Компании;

8.    Ответственность

  • Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет Руководитель отдела продаж (или Коммерческий директор);
  • Степень ответственности других сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.

9.    Персонал

9.1.    Функциональные обязанности персонала

  • Основным документом, регламентирующим права, обязанности и порядок работы сотрудника Отдела продаж является Должностная инструкция. Должностные инструкции представлены в Приложениях:
  • Должностная инструкция Коммерческого директора – Приложение № 1.1
  • Должностная инструкция Руководителя ОП – Приложение № 1.2
  • Должностная инструкция Старшего менеджера (Группы «А», «B») - Приложение № 1.3
  • Должностная инструкция Менеджера (Группы «А», «B», «Услуги») – Приложение № 1.4
  • Должностная инструкция PR Менеджера – Приложение № 1.5
  • Должностная инструкция Маркетолога – Приложение № 1.6
  • Должностная инструкция офис-менеджера – Приложение № 1.7

9.2.    Порядок приема новых сотрудников

Технология отбора и подготовки персонала представлена в Приложении №2 «Методика приема новых сотрудников».

9.3.    Порядок назначения на должность и установления должностного оклада

Назначение сотрудников на должности и установление должностных окладов производится директором Компании приказом по результатам аттестации на соответствие требованиям к профессиональной подготовке. Аттестация проводится в соответствии с положениями, представленными в документе «Методика обучения и оценки персонала»
Размер окладов устанавливается с учетом квалификации сотрудников и эффективности их работы и фиксируется в трудовом договоре. Форма трудового договора представлена в Дополнении №2 «Трудовой договор» к настоящему Положению.
Представления о назначении сотрудников на должности и установлении окладов подают их непосредственные руководители.

10.    Мотивация
Мотивация сотрудников определяется единством целей Компании и сотрудника, взаимовыгодными отношениями сотрудничества, которые регулируется сбалансированной, справедливой и прозрачной системой поощрений и взысканий;
Принципы формирование мотивации Отдела Предприятия представлены в Дополнении №3 «Мотивация» к настоящему Положению.

11.    Установление контрольных показателей (KPI, Key Performance Indicators)

Для целей контроля деятельности Коммерческого отдела устанавливаются следующие показатели:
1)    Сумма поступлений за продажи

Это сумма годовых (квартальных, месячных) поступлений денежных средств от продаж продукции и услуг клиентам по заключенным договорам.

2)    Количество звонков
Это Количество звонков клиентам в отчетный период.

3)    Количество встреч
Это Количество личных встреч с клиентам в отчетный период.

4)    Количество коммерческих предложений
Это Количество коммерческих предложений подготовленных для клиентов в отчетный период. Засчитываются на каждую сделку только 1 коммерческое предложение.

Плановые значения контрольных показателей устанавливаются Коммерческим директором.

Для постановки задач и контроля по всем аспектам деятельности Коммерческой службы необходимо иметь следующие планы:

  • Планы работы с клиентами.
  • Планы поступлений денежных средств от продажи продукции и услуг.
  • Перспективный план на год.
  • Перспективный план на квартал. 
  • Уточненный план на месяц.

12.    Регламенты

Настоящий документ устанавливает:
тематику совещаний в Коммерческом отделе, их участников, рассматриваемые вопросы, сроки и порядок  проведения;
перечни планов и отчетов  для каждой категории сотрудников, порядок и сроки их предоставления.
Регламент планирования и формирования отчетности, а также регламент и формат проведения совещаний приведен в Документе «Регламент работы ОП»

13.    Дополнения, приложения, важные документы

  • Дополнение №1: Распределение функций
  • Дополнение №2: Трудовой Договор
  • Дополнение №3: Мотивация
  • Приложение №1: Должностные инструкции
  • Приложение №2: Методика приема новых сотрудников
  • Приложение №3 «Методика обучения и оценки персонала»
  • Приложение №4 «Регламент работы ОП»

Иллюстрация связей документом с «Положением»

 

Продолжение следует

А кому нужно «здесь и сейчас» выстроить эффективную систему продаж начните с  Аудита системы продаж или пишите на адрес: A.Fomichov@tbt-ua.com

Еще статьи и полезные материалы Вы можете получить в нашей базе знаний

 


 
 
 

Хотите получить бесплатно подборку материалов: статей мастер-классов по продажам и менеджменту?
В обмен на контактную информацию:

*Обязательные поля
() - пример: (012) 345-6789
Close